Certyfikat Ukończenia Koperty w DocuSign to szczegółowy dokument audytowy, który stanowi dowód na to, że proces podpisywania dokumentów został przeprowadzony zgodnie z wymogami prawnymi oraz najlepszymi praktykami w zakresie podpisów elektronicznych. Jest on automatycznie generowany dla każdej koperty po zakończeniu procesu podpisywania.
Kluczowe informacje zawarte w Certyfikacie Ukończenia:
- Daty i godziny (Znaczniki czasowe):
- Data i godzina przesłania dokumentu do podpisu.
- Data i godzina otwarcia (przeglądania) dokumentu przez każdą stronę.
- Data i godzina zakończenia procesu podpisywania.
- Tożsamość uczestników:
- Imiona i nazwiska stron biorących udział w procesie.
- Adresy e-mail, na które zostały wysłane dokumenty.
- Adresy IP:
- Adresy IP urządzeń, z których korzystali uczestnicy podczas przeglądania i podpisywania dokumentów, co zapewnia dodatkowy poziom identyfikacji.
- Metody uwierzytelniania:
- Informacje o zastosowanych metodach weryfikacji tożsamości, takich jak:
- Uwierzytelnianie za pomocą adresu e-mail.
- Kod SMS.
- Uwierzytelnianie biometryczne lub inne zaawansowane metody.
- Status dokumentu:
- Informacja o tym, czy dokument został w pełni podpisany, czy proces jest w trakcie realizacji.
- Historia aktywności:
- Szczegółowy dziennik aktywności, obejmujący wszystkie kroki związane z obiegiem dokumentu.
- Identyfikator koperty:
- Unikalny identyfikator koperty nadawany przez system DocuSign, umożliwiający łatwe śledzenie dokumentu w systemie.
Funkcje i znaczenie Certyfikatu Ukończenia:
- Dowód prawny: Certyfikat stanowi kluczowy dowód prawny na to, że proces podpisywania został przeprowadzony zgodnie z przepisami, takimi jak eIDAS w Europie czy ESIGN Act w USA.
- Audyt i zgodność: Dzięki szczegółowym danym zawartym w certyfikacie, można łatwo prześledzić każdy krok procesu podpisywania, co jest istotne w przypadku audytów wewnętrznych lub sporów prawnych.
- Wiarygodność i przejrzystość: Certyfikat buduje zaufanie między stronami, zapewniając przejrzystość całego procesu.
- Bezpieczeństwo i ochrona danych: Szczegóły takie jak adresy IP, metody uwierzytelniania oraz daty i godziny chronią przed fałszerstwami i zwiększają bezpieczeństwo transakcji.
Jak uzyskać Certyfikat Ukończenia?
Certyfikat Ukończenia jest automatycznie generowany i dołączany do każdej koperty w DocuSign po zakończeniu procesu podpisywania. Można go pobrać razem z dokumentami lub uzyskać dostęp do niego w historii koperty na platformie DocuSign.
Podsumowując, Certyfikat Ukończenia Koperty jest nie tylko narzędziem zwiększającym wiarygodność i legalność dokumentów, ale także pełni kluczową rolę w dokumentowaniu procesu podpisywania, co czyni go jednym z fundamentów efektywnego obiegu dokumentów elektronicznych.