Elektroniczny obieg dokumentów

Platforma umożliwiająca elektroniczny obieg dokumentów w firmie oferuje szereg przydatnych funkcjonalności. Najważniejsze z nich to:

1. Przesyłanie dokumentów do podpisu ad hoc, czyli możliwość wyboru dowolnego dokumentu z lokalnego dysku lub magazynu chmurowego i przesłanie go do jednego lub więcej odbiorców w celu uzyskania podpisu elektronicznego
2. Procesy obiegu dokumentów – Workflow, czyli możliwość modelowania rzeczywistych procesów obiegu dokumentów w przedsiębiorstwach z wieloma odbiorcami z których każdy może mieć inną rolę, np. podpisanie dokumentów, akceptacja dokumentów, uzupełnienie danych w dokumentach, wskazanie prawidłowych odbiorców (autoryzowanych przedstawicieli), kopia do wiadomości.
3. Tworzenie szablonów dokumentów z aktywnymi polami formularzy umożliwiających wysyłanie powtarzalnych dokumentów służących do zbierania konkretnych danych np.: formularze osobowe, formularze danych dostawców lub klientów, wnioski urlopowe, wnioski inwestycyjne.
4. Tworzenie szablonów automatycznych pozwalających na automatyczne rozmieszczanie wymaganych pól podpisu, dat, nazwisk i innych (tzw.: autotagowanie). Wykorzystanie funkcjonalności pozwala na sterowanie działaniem systemu z poziomu innych aplikacji, w których generowane są dokumenty, np. systemy CRM lub „zwykłe” edytory tekstu. Funkcja pozwala na realną integrację funkcjonalną bez wykorzystywania konektorów.
5. Integracje z aplikacjami firm trzecich umożliwiają zapoczątkowanie oraz zakończenie procesu obiegu dokumentów z poziomu innych aplikacji i platform, np. możliwe jest zapoczątkowanie procesu z poziomu używanego w przedsiębiorstwie systemu CRM (Customer Relationship Management), a po procesie podpisywania archiwizacja w jeszcze innych platformach (np. Microsoft SharePoint, Google Drive itp.)
6. Wbudowanie procesu uzupełniania i podpisywania dokumentów w procesy realizowane bezpośrednio we własnych serwisach internetowych.
7. Inteligentne Formularze Powerform – pozwalają na wystawienie online inteligentnych formularzy, które po uzupełnieniu podpisywane są przez użytkowników, np. różnego rodzaju wnioski, które trzeba uzupełnić o żądane dane. Użycie Powerform pozwala na wyzwolenie określonego obiegu dokumentu przez osobę, która nie ma dostępu do systemu DocuSign
8. Clickwrap – trwały nośnik, unikalna funkcjonalność pozwalająca na integralne połączenie zgody użytkownika z treścią akceptowanego dokumentu. Niezwykle przydatna do akceptacji wrażliwych regulaminów serwisów internetowych i np. ogólnych warunków świadczenia usług bankowych.

System elektronicznego obiegu dokumentów dedykowany jest każdemu przedsiębiorcy, który zdaje sobie sprawę z faktu, że tradycyjny (oparty na formie papierowej) obieg dokumentacji jest problematyczny. Firmy dążące do stworzenia efektywnego i innowacyjnego środowiska pracy w warunkach pracy zdalnej powinny wiedzieć, że program do obiegu dokumentów to podstawa niezakłóconego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Rozwiązanie jest chętnie wdrażane również wtedy, gdy dotychczas użytkowany system, wymaga większego nakładu pracy niż do tej pory.

Dzięki temu, że elektroniczny obieg dokumentów księgowych upraszcza codzienne obowiązki, każdy myślący przyszłościowo przedsiębiorca powinien poważnie rozważyć wprowadzenie tej technologii. Istotne jest też to, że nie ma tu znaczenia wielkość firmy. EOD to doskonała opcja dla przedsiębiorstw działających w sektorze mikro, średnim i makro. Pełna automatyzacja procesów związanych z dokumentami to usprawnienie niezależne od wielkości, czy obszaru działania przedsiębiorstwa.

Elektroniczny program do obiegu dokumentów wpisuje się w potrzeby m.in. urzędów, ośrodków naukowych, placówek medycznych. Branże, które najchętniej sięgają po EOD to:

• Zasoby ludzkie – wykorzystując elektroniczny obieg dokumentów, dział HR bez problemu przygotuje umowy dla pracowników, poprowadzi dokumentację z uwzględnieniem terminów uprawnień, badań i szkoleń. Możliwe jest też stworzenie e-teczki pracownika, w której można przechowywać niezbędną dokumentację w formie jednej bazy. Funkcja ustawienia procesów umożliwi automatyczną kontrolę kompletności dokumentacji.

• Sprzedaż – program zapewnia stały dostęp do ofert dla klientów oraz pełnej historii sprzedaży. Pozwala to na monitorowanie postępów realizacji założonych celów.

• Działy księgowości – elektroniczny obieg dokumentów w firmie (w tym faktur) jest o tyle korzystniejszy od tradycyjnego, że przyspiesza proces przetwarzania oraz zatwierdzania tych dokumentów. Manualne wprowadzanie danych do bazy powoli przechodzi więc do historii. W EOD można łatwo powiązać konkretną fakturę z umową, dowodem dostawy lub innymi informacjami, które są istotne z punktu widzenia podjęcia decyzji o akceptacji.

• Edukacja – doskonały przykład tego, jak działają systemy obiegu dokumentów to ułatwienie przechowywania i zarządzania oraz kontrolowanie dostępu do danych uczniów lub studentów.

• IT – w tej branży EOD wpływa przede wszystkim na bezpieczeństwo. Obieg dokumentow sprawia, że standard ochrony danych wchodzi na wyższy poziom. Specjalista IT łatwo skontroluje, kto i kiedy korzysta z danego dokumentu.

• Produkcja – samodzielne ustawienie przejrzystych procesów, umożliwia bezproblemowy dostęp do niezbędnych dokumentów. Łatwe zarządzanie fakturami i danymi pracowniczymi pozwala na szybsze podejmowanie decyzji.

• Administracja publiczna – udostępnianie dokumentacji innym organom nigdy nie było prostsze. Efektem jest znaczne uproszczenie procedur i przyspieszenie procesu wymiany informacji.

Elektroniczny obieg dokumentów wiąże się z wieloma korzyściami dla firmy. Oto podstawowe zalety EOD:

• Obniżenie kosztów logistyki i obsługi dokumentów;

• usprawnienie przepływu dokumentacji i informacji w firmie;

• automatyzacja powtarzalnych zadań, które do tej pory wykonywane były manualnie;

• tworzenie bezpiecznego cyfrowego archiwum danych;

• minimalizacja ryzyka zagubienia ważnych dokumentów;

• ograniczenie zużycia papieru, co dla wielu klientów ma dziś duże znaczenie;

• polepszenie komunikacji pomiędzy zespołami i pomiędzy pracownikami w zespole;

• pełna kontrola nad obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie;

• łatwy dostęp do poszczególnych dokumentów i szybsze ich wyszukiwanie;

• intuicyjna obsługa dzięki prostemu interfejsowi;

• kompatybilność z innymi systemami użytkowanymi w firmie;

• ujednolicenie procesów archiwizacji;

• przejrzystość procesów;

• tworzenie nowoczesnego, cyfrowego i zachęcającego środowiska pracy;

• minimalizacja ryzyka przeoczenia ważnych terminów dzięki funkcji powiadomień e-mail;

• skrócenie czasu obsługi klienta.

Projekt wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentacji to proces składający się z kilku etapów. Oto one:

1. Analiza potrzeb klienta.

2. Opracowanie prototypu.

3. Konfiguracja narzędzia.

4. Integracja z innymi systemami.

5. Modyfikacja koniecznych zmian.

6. Tworzenie dokumentacji i szkolenie personelu.

7. Uruchomienie.

Praca zdalna w wielu instytucjach stała się codziennością. Rejestracja dokumentów lub faktur, a także ich przetwarzanie często odbywa się poza siedzibą firmy. Skanowanie, modyfikowanie i kopiowanie dokumentów na odległość sprawdza się nie tylko w trakcie pracy z domu, lecz również podczas podróży służbowych, gdy dostęp do tradycyjnej dokumentacji znajdującej się w biurze, byłby niemożliwy.

EOD umożliwia logowanie zdalne, spoza sieci firmowej. Pozwala to na wykonywanie pracy zdalnej z uwzględnieniem posiadanego przez danego użytkownika, stopnia uprawnienia.

Dane wykorzystywane w przedsiębiorstwach, zwykle mają charakter poufny. Dlatego właśnie maksymalny poziom bezpieczeństwa systemów informatycznych jest dla nas priorytetem.

Za bezpieczeństwo informacji odpowiada m.in. rozbudowany system uprawnień oraz ról przydzielanych poszczególnym pracownikom firmy. EOD zapewnia możliwość pełnej konfiguracji i dostosowania aplikacji do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Na właściwe zabezpieczenie danych wpływ mają funkcje, takie jak wymuszenie stopnia skomplikowania hasła, regularne zmiany haseł, różne poziomy uprawnień (np. tylko do wglądu, pozwalający na modyfikację lub usunięcie dokumentu).

Wszystkie dane przechowywane na serwerach są szyfrowane, co dodatkowo podnosi poziom ich bezpieczeństwa.