Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów

Digitalizacja procesów odbywających się w przedsiębiorstwach nabiera coraz większego znaczenia. Nie dziwi więc fakt, że firmy traktują ten temat priorytetowo. Cyfryzacja przebiega wieloetapowo, a jednym z usprawnień wprowadzonych jako pierwsze, powinien być zintegrowany system obiegu dokumentów w firmie. Rezygnacja z dokumentacji w formie papierowej  jest istotna nie tylko z punktu widzenia korzyści (również ekonomicznych) przedsiębiorstwa. Brak konieczności wytwarzania i archiwizowania tysięcy stron będzie odczuwalny również dla środowiska.

Zapoznaj się z naszą ofertą i dowiedz się, czego system do obiegu dokumentów może dokonać w Twojej firmie.
Elektroniczny obieg dokumentów - systemy obiegu dokumentów
Program EOD - elektroniczny system obiegu dokumentów

Program EOD – co to jest?

Program EOD (elektroniczny obieg dokumentów) to system informatyczny, wielomodułowa platforma lub zespół narzędzi służący do skutecznego i sprawnego zarządzania dokumentami i zadaniami. Program działa w oparciu o mechanizmy typu Workflow i umożliwia kompleksową obsługę dokumentacji z poziomu urządzeń elektronicznych.
Czynności, do jakich zwykle sprowadza się obieg dokumentacji to rejestracja dokumentów, pism przychodzących oraz dygitalizowanie i dekretowanie dokumentów papierowych. EOD prócz tego umożliwia wystawianie wniosków w formie elektronicznej, a także zamówień i formularzy, które nie mają odpowiednika w papierowej wersji.

System obiegu dokumentów – możliwe scenariusze użycia EOD na przykładzie DocuSign.

Przesyłanie dokumentów do podpisu ad hoc
Procesy obiegu dokumentów - Workflow
Integracje z aplikacjami firm trzecich
Inteligentne Formularze Powerform
Clickwrap - trwały nośnik

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów – funkcje

Platforma umożliwiająca elektroniczny obieg dokumentów w firmie oferuje szereg przydatnych funkcjonalności. Najważniejsze z nich to:

  1. Przesyłanie dokumentów do podpisu ad hoc, czyli możliwość wyboru dowolnego dokumentu z lokalnego dysku lub magazynu chmurowego i przesłanie go do jednego lub więcej odbiorców w celu uzyskania podpisu elektronicznego
  2. Procesy obiegu dokumentów – Workflow, czyli możliwość modelowania rzeczywistych procesów obiegu dokumentów w przedsiębiorstwach z wieloma odbiorcami z których każdy może mieć inną rolę, np. podpisanie dokumentów, akceptacja dokumentów, uzupełnienie danych w dokumentach, wskazanie prawidłowych odbiorców (autoryzowanych przedstawicieli), kopia do wiadomości.
  3. Tworzenie szablonów dokumentów z aktywnymi polami formularzy umożliwiających wysyłanie powtarzalnych dokumentów służących do zbierania konkretnych danych np.: formularze osobowe, formularze danych dostawców lub klientów, wnioski urlopowe, wnioski inwestycyjne.
  4. Tworzenie szablonów automatycznych pozwalających na automatyczne rozmieszczanie wymaganych pól podpisu, dat, nazwisk i innych (tzw.: autotagowanie). Wykorzystanie funkcjonalności pozwala na sterowanie działaniem systemu z poziomu innych aplikacji, w których generowane są dokumenty, np. systemy CRM lub „zwykłe” edytory tekstu. Funkcja pozwala na realną integrację funkcjonalną bez wykorzystywania konektorów.
  5. Integracje z aplikacjami firm trzecich umożliwiają zapoczątkowanie oraz zakończenie procesu obiegu dokumentów z poziomu innych aplikacji i platform, np. możliwe jest zapoczątkowanie procesu z poziomu używanego w przedsiębiorstwie systemu CRM (Customer Relationship Management), a po procesie podpisywania archiwizacja w jeszcze innych platformach (np. Microsoft SharePoint, Google Drive itp.)
  6. Wbudowanie procesu uzupełniania i podpisywania dokumentów w procesy realizowane bezpośrednio we własnych serwisach internetowych.
  7. Inteligentne Formularze Powerform – pozwalają na wystawienie online inteligentnych formularzy, które po uzupełnieniu podpisywane są przez użytkowników, np. różnego rodzaju wnioski, które trzeba uzupełnić o żądane dane. Użycie Powerform pozwala na wyzwolenie określonego obiegu dokumentu przez osobę, która nie ma dostępu do systemu DocuSign
  8. Clickwrap – trwały nośnik, unikalna funkcjonalność pozwalająca na integralne połączenie zgody użytkownika z treścią akceptowanego dokumentu. Niezwykle przydatna do akceptacji wrażliwych regulaminów serwisów internetowych i np. ogólnych warunków świadczenia usług bankowych.

Elektroniczny system obiegu dokumentów – dla kogo?

System elektronicznego obiegu dokumentów dedykowany jest każdemu przedsiębiorcy, który zdaje sobie sprawę z faktu, że tradycyjny (oparty na formie papierowej) obieg dokumentacji jest problematyczny. Firmy dążące do stworzenia efektywnego i innowacyjnego środowiska pracy w warunkach pracy zdalnej powinny wiedzieć, że program do obiegu dokumentów to podstawa niezakłóconego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Rozwiązanie jest chętnie wdrażane również wtedy, gdy dotychczas użytkowany system, wymaga większego nakładu pracy niż do tej pory.

Dzięki temu, że elektroniczny obieg dokumentów księgowych upraszcza codzienne obowiązki, każdy myślący przyszłościowo przedsiębiorca powinien poważnie rozważyć wprowadzenie tej technologii. Istotne jest też to, że nie ma tu znaczenia wielkość firmy. EOD to doskonała opcja dla przedsiębiorstw działających w sektorze mikro, średnim i makro. Pełna automatyzacja procesów związanych z dokumentami to usprawnienie niezależne od wielkości, czy obszaru działania przedsiębiorstwa.

Elektroniczny program do obiegu dokumentów wpisuje się w potrzeby m.in. urzędów, ośrodków naukowych, placówek medycznych. Branże, które najchętniej sięgają po EOD to:

  • Zasoby ludzkie – wykorzystując elektroniczny obieg dokumentów, dział HR bez problemu przygotuje umowy dla pracowników, poprowadzi dokumentację z uwzględnieniem terminów uprawnień, badań i szkoleń. Możliwe jest też stworzenie e-teczki pracownika, w której można przechowywać niezbędną dokumentację w formie jednej bazy. Funkcja ustawienia procesów umożliwi automatyczną kontrolę kompletności dokumentacji.

  • Sprzedaż – program zapewnia stały dostęp do ofert dla klientów oraz pełnej historii sprzedaży. Pozwala to na monitorowanie postępów realizacji założonych celów.

  • Działy księgowości – elektroniczny obieg dokumentów w firmie (w tym faktur) jest o tyle korzystniejszy od tradycyjnego, że przyspiesza proces przetwarzania oraz zatwierdzania tych dokumentów. Manualne wprowadzanie danych do bazy powoli przechodzi więc do historii. W EOD można łatwo powiązać konkretną fakturę z umową, dowodem dostawy lub innymi informacjami, które są istotne z punktu widzenia podjęcia decyzji o akceptacji.

  • Edukacja – doskonały przykład tego, jak działają systemy obiegu dokumentów to ułatwienie przechowywania i zarządzania oraz kontrolowanie dostępu do danych uczniów lub studentów.

  • IT – w tej branży EOD wpływa przede wszystkim na bezpieczeństwo. Obieg dokumentow sprawia, że standard ochrony danych wchodzi na wyższy poziom. Specjalista IT łatwo skontroluje, kto i kiedy korzysta z danego dokumentu.

  • Produkcja – samodzielne ustawienie przejrzystych procesów, umożliwia bezproblemowy dostęp do niezbędnych dokumentów. Łatwe zarządzanie fakturami i danymi pracowniczymi pozwala na szybsze podejmowanie decyzji.

  • Administracja publiczna – udostępnianie dokumentacji innym organom nigdy nie było prostsze. Efektem jest znaczne uproszczenie procedur i przyspieszenie procesu wymiany informacji.

System zarządzania obiegiem dokumentów – korzyści

Elektroniczny obieg dokumentów wiąże się z wieloma korzyściami dla firmy. Oto podstawowe zalety EOD:

  • Obniżenie kosztów logistyki i obsługi dokumentów;

  • usprawnienie przepływu dokumentacji i informacji w firmie;

  • automatyzacja powtarzalnych zadań, które do tej pory wykonywane były manualnie;

  • tworzenie bezpiecznego cyfrowego archiwum danych;

  • minimalizacja ryzyka zagubienia ważnych dokumentów;

  • ograniczenie zużycia papieru, co dla wielu klientów ma dziś duże znaczenie;

  • polepszenie komunikacji pomiędzy zespołami i pomiędzy pracownikami w zespole;

  • pełna kontrola nad obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie;

  • łatwy dostęp do poszczególnych dokumentów i szybsze ich wyszukiwanie;

  • intuicyjna obsługa dzięki prostemu interfejsowi;

  • kompatybilność z innymi systemami użytkowanymi w firmie;

  • ujednolicenie procesów archiwizacji;

  • przejrzystość procesów;

  • tworzenie nowoczesnego, cyfrowego i zachęcającego środowiska pracy;

  • minimalizacja ryzyka przeoczenia ważnych terminów dzięki funkcji powiadomień e-mail;

  • skrócenie czasu obsługi klienta.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – schemat wdrożenia

Projekt wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentacji to proces składający się z kilku etapów. Oto one:

  1. Analiza potrzeb klienta.

  2. Opracowanie prototypu.

  3. Konfiguracja narzędzia.

  4. Integracja z innymi systemami.

  5. Modyfikacja koniecznych zmian.

  6. Tworzenie dokumentacji i szkolenie personelu.

  7. Uruchomienie.

Elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie a praca zdalna

Praca zdalna w wielu instytucjach stała się codziennością. Rejestracja dokumentów lub faktur, a także ich przetwarzanie często odbywa się poza siedzibą firmy. Skanowanie, modyfikowanie i kopiowanie dokumentów na odległość sprawdza się nie tylko w trakcie pracy z domu, lecz również podczas podróży służbowych, gdy dostęp do tradycyjnej dokumentacji znajdującej się w biurze, byłby niemożliwy.

EOD umożliwia logowanie zdalne, spoza sieci firmowej. Pozwala to na wykonywanie pracy zdalnej z uwzględnieniem posiadanego przez danego użytkownika, stopnia uprawnienia.

Elektroniczne zarządzanie obiegiem dokumentów a bezpieczeństwo

Dane wykorzystywane w przedsiębiorstwach, zwykle mają charakter poufny. Dlatego właśnie maksymalny poziom bezpieczeństwa systemów informatycznych jest dla nas priorytetem.

Za bezpieczeństwo informacji odpowiada m.in. rozbudowany system uprawnień oraz ról przydzielanych poszczególnym pracownikom firmy. EOD zapewnia możliwość pełnej konfiguracji i dostosowania aplikacji do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Na właściwe zabezpieczenie danych wpływ mają funkcje, takie jak wymuszenie stopnia skomplikowania hasła, regularne zmiany haseł, różne poziomy uprawnień (np. tylko do wglądu, pozwalający na modyfikację lub usunięcie dokumentu).

Wszystkie dane przechowywane na serwerach są szyfrowane, co dodatkowo podnosi poziom ich bezpieczeństwa.

Program EOD – często zadawane pytania 

Co to jest EOD?
Jest to informatyczny system pozwalający na sprawne zarządzanie dokumentami i zadaniami w przedsiębiorstwie. Umożliwia pełną obsługę dokumentacji w firmie z poziomu urządzeń elektronicznych.
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
System wykorzystuje mechanizmy Workflow, a użytkownik może z jego pomocą rejestrować pisma przychodzące, dygitalizować i dekretować dokumentację papierową oraz wystawiać wnioski w formie zamówień i formularzy. Elektroniczny obieg dokumentów usprawnia procesy i przyspiesza podejmowanie decyzji.
Z czego składa się elektroniczny obieg dokumentów?
Zintegrowany system obiegu dokumentów składa się z trzech modułów: technicznego, dla klienta i dla pracownika.
Czy elektroniczny system obiegu dokumentów jest bezpieczny?
Tak. Za bezpieczeństwo wykorzystywanych przez firmę informacji odpowiada zaawansowany system dostępów i ról przypisywanych poszczególnym użytkownikom. Dodatkowym zabezpieczeniem jest szyfrowanie danych na serwerach.
Czy z systemu elektronicznego obiegu dokumentów mogą korzystać tylko duże firmy?
Program do obiegu dokumentów w firmie przeznaczony jest dla każdego, bez względu na to, czy przedsiębiorstwo działa w skali mikro, czy makro. To, czy firma ma duże, czy małe potrzeby wpływa tylko i wyłącznie na charakter i stopień dostosowania konkretnych narzędzi.
Co mogę zyskać wdrażając EOD do mojego przedsiębiorstwa?
Wprowadzając nowe technologie związane ze wdrażaniem EOD, rezygnujesz ze wszystkich wad obsługi dokumentacji w formie papierowej, do których należą:
• Brak stałego dostępu do dokumentów w trakcie pracy zdalnej;
• marnowanie czasu na poszukiwanie dokumentów niewłaściwie zarchiwizowanych;
• przytłoczenie pracowników dokumentacją w formie papierowej, co utrudnia im wykonywanie innych zadań.

Jesteś zainteresowany naszą ofertą? Porozmawiajmy!

Wawasoft logo - DocuSign

Dane kontaktowe

Wawasoft Sp. o.o.
Atrium Centrum
Al. Jana Pawła II 27
00-867 Warszawa
info@wawasoft.pl
Telefon: +48 22 378 49 69
zobacz pełne dane firmy

Copyright (c) 2019 Wawasoft Sp. z o.o.
Design: Proformat
chevron-down linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram