Co to jest koperta w DocuSign i jakie są jej parametry?

Odpowiedź:

W DocuSign koperta (envelope) to cyfrowy kontener, który zawiera dokumenty przeznaczone do podpisu, odbiorców i instrukcje dotyczące procesu. Koperta jest centralnym elementem systemu DocuSign, w którym definiuje się, co, kto i w jaki sposób ma podpisać.

Parametry koperty w DocuSign:

1. Zawartość koperty:
   • Dokumenty: Każda koperta może zawierać jeden lub więcej dokumentów, które mają być przesłane do podpisania.
   • Odbiorcy: Koperta może być wysłana do wielu odbiorców, z możliwością ustawienia ich ról i kolejności podpisywania.
   • Pola do wypełnienia: W kopercie definiuje się miejsca, w których odbiorcy wprowadzają swoje dane (np. podpis, daty, tekst).
2. Formaty plików obsługiwane w dokumentach:
   • PDF (.pdf)
   • Word (.doc, .docx)
   • Excel (.xls, .xlsx)
   • PowerPoint (.ppt, .pptx)
   • Tekstowe (.txt, .rtf)
   • Obrazy (.jpeg, .jpg, .png, .gif, .bmp, .tiff)
   • HTML (.html, .htm)
3. Wielkość koperty:
   • Maksymalny rozmiar plików: Maksymalny rozmiar jednego pliku nie może przekraczać 25 MB.
   • Rekomendowany rozmiar pojedynczego pliku to 5MB. Powyżej tej wartości dokumenty, po podpisaniu nie są dołączane do maili jako załączniki, tylko należy je ściągać ze środowiska DocuSign
   • Ilość dokumentów: W jednej kopercie można umieścić maksymalnie 130 dokumentów.
   • Ilość stron: Każdy dokument w kopercie może zawierać do 2000 stron.
4. Odbiorcy:
   • Maksymalna liczba odbiorców: Jedna koperta może zostać wysłana do maksymalnie 99 odbiorców.
   • Kolejność odbiorców: Można ustawić sekwencję podpisywania (kolejne osoby otrzymują dostęp po zakończeniu działań przez poprzedników) lub umożliwić równoczesny dostęp wszystkim odbiorcom.
5. Ważność koperty:
   • Koperta ma domyślny okres ważności, wynoszący 120 dni od momentu wysłania. Można jednak dostosować ten czas w ustawieniach.
6. Powiadomienia:
   • DocuSign automatycznie wysyła powiadomienia do odbiorców, przypominając im o konieczności podpisania dokumentu.
7. Bezpieczeństwo i autoryzacja:
   • Można skonfigurować dodatkowe metody uwierzytelnienia odbiorców, takie jak kody SMS, weryfikacja tożsamości za pomocą dokumentu ID czy hasła dostępu do koperty.

Przykład użycia koperty:

• Umowa sprzedaży może zawierać kilka dokumentów (np. umowę główną, załączniki). Wysyłana jest w kopercie do dwóch stron: sprzedającego i kupującego.
• Sprzedający podpisuje jako pierwszy, a następnie dokument trafia do kupującego. Po zakończeniu proces jest automatycznie zamykany, a obie strony otrzymują kopię podpisanej umowy.

Dlaczego koperta jest kluczowa?

Koperta w DocuSign jest uniwersalnym narzędziem, które integruje dokumenty, odbiorców i proces podpisywania w jednym, bezpiecznym środowisku. Dzięki precyzyjnie określonym parametrom umożliwia efektywne zarządzanie nawet złożonymi procesami.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o konfiguracji kopert, odwiedź naszą stronę Kontakt.