W DocuSign można użyć własnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego (np. SimplySign od Certum lub Szafir od KIR) poprzez funkcję Signer Held EU Qualified Certificate. Funkcja ta pozwala na podpisywanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który użytkownik przechowuje samodzielnie (np. na karcie kryptograficznej, tokenie USB lub w chmurze z aplikacją mobilną).
Jak działa funkcja Signer Held EU Qualified Certificate?
- Wybór trybu podpisu:
- DocuSign identyfikuje dokumenty, które mają być podpisane kwalifikowanym podpisem, i przygotowuje je do tego celu.
- Funkcja Signer Held EU Qualified Certificate pozwala na wykorzystanie Twojego podpisu kwalifikowanego, który jest przechowywany u zewnętrznego dostawcy (np. Certum, KIR) lub lokalnie.
- Przekierowanie do dostawcy podpisu:
- Gdy dokument jest gotowy do podpisania, DocuSign przekierowuje Cię do środowiska Twojego dostawcy kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- Proces ten może odbywać się w aplikacji mobilnej (np. SimplySign) lub przez urządzenie fizyczne, takie jak karta kryptograficzna czy token USB.
- Weryfikacja tożsamości:
- Dostawca podpisu kwalifikowanego (np. Certum, KIR) przeprowadza weryfikację Twojej tożsamości, np. poprzez:
- Podanie kodu PIN.
- Uwierzytelnienie za pomocą SMS-a lub aplikacji.
- Inne metody weryfikacji w zależności od dostawcy.
- Podpisanie dokumentu:
- Po pozytywnej weryfikacji podpis kwalifikowany jest dodawany do dokumentu.
Wymagania techniczne i prawne
- Certyfikat kwalifikowany:
- Musi być wydany przez dostawcę usług zaufania zgodnego z regulacjami eIDAS.
- Przykładowi dostawcy w Polsce:
- Certum (Asseco Data Systems) – podpis SimplySign.
- Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR) – podpis Szafir.
- Urządzenia i oprogramowanie:
- Jeśli podpis jest przechowywany lokalnie, konieczne są:
- Karta kryptograficzna i czytnik.
- Oprogramowanie dostarczone przez dostawcę podpisu.
- Jeśli podpis jest przechowywany w chmurze, wymagane jest połączenie z odpowiednią aplikacją mobilną (np. SimplySign).
- Plan DocuSign:
- Funkcja Signer Held EU Qualified Certificate jest dostępna w wybranych planach DocuSign. Może być konieczne skontaktowanie się z obsługą klienta DocuSign w celu aktywacji tej funkcji.
Dlaczego warto używać funkcji Signer Held EU Qualified Certificate?
- Zgodność prawna:
- Umożliwia podpisywanie dokumentów zgodnie z najwyższymi wymaganiami prawnymi, takimi jak eIDAS.
- Kwalifikowany podpis jest równoważny podpisowi odręcznemu na terenie UE.
- Elastyczność:
- Możesz używać podpisów kwalifikowanych od dostawcy, którego już wybrałeś (np. Certum, KIR).
- Bezpieczeństwo:
- Dane podpisu pozostają pod Twoją kontrolą, a DocuSign jedynie umożliwia proces podpisywania.
- Wiarygodność:
- Dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest bardziej wiarygodny w transakcjach wymagających najwyższego poziomu zabezpieczeń.
