Odpowiedź:
Wdrożenie DocuSign pozwala firmom zaoszczędzić czas, obniżyć koszty oraz usprawnić procesy związane z dokumentacją. Oszczędności i usprawnienia można zauważyć w wielu obszarach działalności biznesowej:
1. Redukcja kosztów operacyjnych
- Eliminacja papieru:
- Mniejsze zużycie papieru, tuszu i materiałów biurowych.
- Brak konieczności drukowania, skanowania i przesyłania dokumentów.
- Oszczędności na wysyłce:
- Zastąpienie tradycyjnej poczty kurierskiej lub listowej elektronicznym obiegiem dokumentów.
- Przechowywanie dokumentów:
- Cyfrowa archiwizacja eliminuje potrzebę wynajmu przestrzeni magazynowej dla dokumentów papierowych.
2. Skrócenie czasu realizacji procesów
- Szybsze podpisywanie dokumentów:
- Dokumenty można przesyłać, podpisywać i zwracać w ciągu kilku minut, zamiast dni lub tygodni.
- Automatyczne powiadomienia:
- System przypomina odbiorcom o konieczności podpisania dokumentu, co minimalizuje opóźnienia.
- Natychmiastowa weryfikacja:
- Status dokumentów można śledzić w czasie rzeczywistym, co pozwala szybko reagować na ewentualne opóźnienia.
3. Poprawa efektywności pracy
- Automatyzacja procesów:
- Automatyczne generowanie i przesyłanie dokumentów w oparciu o predefiniowane szablony.
- Integracja z istniejącymi systemami:
- Integracja z CRM, ERP czy aplikacjami chmurowymi (np. Salesforce, Microsoft 365, Google Workspace) ułatwia zarządzanie dokumentami i ich przepływem w firmie.
- Widoczność dokumentu (Document Visibility):
- Precyzyjne udostępnianie odpowiednich dokumentów właściwym odbiorcom, co minimalizuje ryzyko błędów i nieporozumień.
4. Zwiększenie zgodności z przepisami
- Regulacje prawne:
- DocuSign spełnia wymagania prawne, takie jak eIDAS, RODO (GDPR) czy 21 CFR Part 11 (dla farmacji), co eliminuje ryzyko sankcji związanych z niezgodnością z przepisami.
- Audyt i kontrola:
- Pełna ścieżka audytu umożliwia łatwe śledzenie wszystkich działań związanych z dokumentami.
5. Wzmocnienie doświadczenia klientów i partnerów
- Prostota obsługi:
- Intuicyjny proces podpisywania dokumentów online ułatwia współpracę z klientami i partnerami.
- Mobilność:
- Możliwość podpisywania dokumentów z dowolnego miejsca na świecie za pomocą smartfona, tabletu lub komputera.
Przykłady zastosowań oszczędności i usprawnień:
- Sprzedaż i marketing:
- Szybsze zawieranie umów z klientami.
- Redukcja opóźnień w finalizacji kontraktów.
- HR i kadry:
- Automatyzacja procesu zatrudniania (umowy, zgody pracownicze, formularze podatkowe).
- Skrócenie czasu onboardingowego.
- Finanse i księgowość:
- Elektroniczne podpisywanie faktur, zleceń i dokumentów płatniczych.
- Automatyzacja zgód finansowych i autoryzacji wydatków.
- Farmacja i medycyna:
- Szybsze podpisywanie zgód pacjentów i dokumentacji badań klinicznych.
- Zgodność z regulacjami (np. GMP, GCP).
Podsumowanie:
Wdrożenie DocuSign przynosi korzyści w postaci znacznego obniżenia kosztów, zwiększenia efektywności operacyjnej i poprawy doświadczeń klientów. Jest to inwestycja, która szybko się zwraca, umożliwiając firmom skuteczną digitalizację procesów biznesowych.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o korzyściach z wdrożenia DocuSign w Twojej firmie, odwiedź naszą stronę Kontakt.
