Odpowiedź:
Przeniesienie istniejącego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie do DocuSign wymaga dokładnej analizy procesów, dostosowania funkcji platformy do potrzeb firmy oraz wdrożenia odpowiednich szablonów i integracji. Poniżej znajduje się szczegółowy plan działania:
Kroki przeniesienia obiegu dokumentów do DocuSign:
- Analiza obecnych procesów dokumentowych:
- Zidentyfikuj wszystkie procesy wymagające podpisów i weryfikacji dokumentów (np. umowy, zgody, zamówienia).
- Określ typy dokumentów, ich formaty i wymagania prawne (np. podpis kwalifikowany, zaawansowany).
- Wybierz procesy o najwyższym priorytecie do wdrożenia jako pierwsze.
- Dostosowanie funkcji DocuSign:
- Szablony dokumentów:
- Przygotuj szablony dla najczęściej używanych dokumentów (np. umów o pracę, zamówień, faktur).
- Role odbiorców:
- Zdefiniuj role dla osób zaangażowanych w proces (np. podpisujący, współpracownik, świadek).
- Widoczność dokumentu (Document Visibility):
- Ustal, którzy odbiorcy mogą widzieć poszczególne dokumenty w ramach jednego obiegu.
- Metody uwierzytelniania:
- Włącz dodatkowe zabezpieczenia, takie jak kody SMS, weryfikacja ID czy hasła dostępu.
- Automatyzacja obiegu dokumentów:
- Kolejność odbiorców:
- Ustaw logiczne przepływy, w których dokumenty trafiają do kolejnych osób po zakończeniu działań przez poprzedników.
- Warunkowe ścieżki:
- Skonfiguruj różne ścieżki obiegu w zależności od wartości dokumentu lub decyzji podejmowanych przez odbiorców.
- Integracja z istniejącymi systemami:
- Połącz DocuSign z systemami używanymi w firmie, takimi jak:
- CRM: Salesforce, HubSpot.
- ERP: SAP, Oracle.
- Chmura: Google Workspace, Microsoft 365, Dropbox.
- Systemy HR: Workday, BambooHR.
- Użyj API DocuSign, aby dostosować integracje do specyficznych wymagań firmy.
- Migracja istniejących danych:
- Zdigitalizuj istniejące dokumenty, jeśli jeszcze nie są w formie elektronicznej.
- Zaimportuj niezbędne dane do DocuSign, np. dane kontaktowe klientów lub szablony.
- Szkolenie pracowników:
- Przeprowadź szkolenia dla użytkowników, aby nauczyli się korzystania z DocuSign.
- Zapewnij instrukcje dotyczące tworzenia i wysyłania kopert, zarządzania szablonami i monitorowania dokumentów.
- Testowanie i wdrożenie:
- Przetestuj procesy w ograniczonym zakresie (np. w jednym dziale) przed pełnym wdrożeniem.
- Upewnij się, że dokumenty są poprawnie przesyłane, podpisywane i archiwizowane.
Korzyści z przeniesienia obiegu dokumentów do DocuSign:
- Efektywność:
- Skrócenie czasu realizacji procesów.
- Eliminacja ręcznych działań, takich jak drukowanie czy wysyłka pocztowa.
- Zgodność:
- Spełnienie wymagań prawnych, takich jak eIDAS, GDPR czy 21 CFR Part 11.
- Śledzenie i kontrola:
- Możliwość monitorowania statusu dokumentów w czasie rzeczywistym.
- Pełna ścieżka audytu dla każdego dokumentu.
- Oszczędności:
- Redukcja kosztów papieru, przesyłek i archiwizacji.
- Bezpieczeństwo:
- Szyfrowanie dokumentów i dodatkowe metody uwierzytelniania.
Podsumowanie:
Przeniesienie obiegu dokumentów do DocuSign wymaga dostosowania procesów i odpowiedniego przygotowania technicznego. Dzięki temu firma może zyskać na efektywności, zgodności z regulacjami i oszczędnościach. Jeśli potrzebujesz wsparcia w migracji do DocuSign, odwiedź naszą stronę Kontakt.
